Hvorfor skal der journaliseres?
Ifølge offentlighedsloven er der pligt til at journalisere. Derudover kan det være relevant at journalisere dokumentation af hensyn til vidensdeling og dokumentation - også selvom der ikke er pligt til at journalisere ifølge offentlighedsloven.
Det kan f.eks. være udkast til interne dokumenter eller andre dokumenter, som du mener er relevante for sagen.
Korrekt journalisering er til gavn for en systematisk løsning af dine opgaver, din besvarelse af aktindsigtsanmodninger og spørgsmål fra Folketinget samt for dine kollegaer, når du er syg, holder ferie og skifter job. Du kan læse mere om journaliseringspligten i notatet om offentlighedslovens regler om journaliseringspligt til højre.
Hvad skal journaliseres?
Et dokument skal journaliseres, hvis følgende to betingelser er opfyldt:
- Dokumentet er modtaget, afsendt eller oprettet af departementet som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dets virksomhed
- Dokumentet har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt
Et internt dokument skal dog kun journaliseres, hvis det foreligger i endelig form. Overvej, inden du overfører til F2:
- om der er pligt til at journalisere dokumentet
- om du alligevel finder det hensigtsmæssigt at journalisere, fordi du selv har brug for dokumentet for at have styr på sagens behandling
- om du skal undlade at journalisere (irrelevante dokumenter)
Mails sidestilles med et brev. Der gælder derfor de samme regler for journalisering, aktindsigt og sprogbrug som ved breve. Du skal specielt være opmærksom på, at videresendelse af mails med forudgående korrespondance til eksterne indebærer, at hele korrespondancen bliver omfattet af aktindsigt. Husk også, at sms’er eventuelt kan have et sådant indhold, at de skal journaliseres.
Hvordan journaliseres?
Du sørger regelmæssigt for at overføre relevante mails fra Outlook til F2 og tilknytter de overførte mails til den relevante sag i F2. Hvis der ikke allerede er en relevant sag i F2, opretter du en sag og sætter en sagsbehandler som sagsansvarlig for sagen. Husk for det enkelte dokument at sætte flueben i ”Journaliser akt” midt i billedet under sagsfeltet og trykke på ”Gem”.
Vær opmærksom på, at adgangen eventuelt skal begrænses til din sag, hvis der stilles særlige krav til fortrolighed omkring de journaliserede dokumenter. Til sådanne dokumenter/sager oprettes relevante sikkerhedsgrupper i F2, som løbende bør opdateres, så relevante medarbejdere sikres adgang.