Når du har fundet den rigtige kandidat, begynder den vigtige fase med at forberede modtagelsen af den nye medarbejder, så medarbejderen kommer vel ombord.
Velkomst og tilknytning
Onboarding har to formål:
- Den nye medarbejder skal føle sig velkommen og godt tilpas på arbejdspladsen og i jobbet.
- At minimere den tid det tager, før den nye medarbejder har en god forståelse af jobbet, er produktiv, kan bidrage til en relevant løsning af opgaverne, løser opgaverne godt og bliver en værdsat medarbejder og kollega.
Medarbejderen skal fra første dag have en oplevelse af at være velkommen og ventet, samt at der er styr på tingene og at der er forberedt en god introduktion. Onboarding er vigtigt for følelsen af at være havnet i det rigtige job, og giver medarbejderen et ønske om at bidrage.
Den første velkomst
YES! Sådan tænker den nye medarbejder, når hun har fået jobbet. Den følelse skal du som chef og vi som arbejdsplads holde fast i. Derfor skal du som chef holde kontakten til den nye medarbejder.
Det må ikke ske, at den nye medarbejder ikke hører noget fra sin chef før, hun møder den første dag. Fra jobbet bliver tilbudt, er den nye medarbejder motiveret til at vide alt om det nye job arbejdsplads. Det kan du imødekomme ved at sende medarbejderen et velkomstbrev 14 dage inden start med forskelligt materiale vedlagt, ligesom du forbereder en god introduktion. Du kan se en skabelon til et velkomstbrev til højre i boksen "Skabeloner".
14 dage før
Giv medarbejderen information om det nye job og enheden: Som leder sender du en velkomstmail vedlagt eksempelvis årsplanen, nye rapporter, seneste aktiviteter mv. og måske mere sociale informationer som navn på de nærmeste kollegaer. Det er informationer og materiale, som mange nyansatte gerne vil modtage. Det er ikke et krav, at det skal være læst, når medarbejderen begynder i jobbet.
Den første arbejdsdag kan være mange forskellige følelser i en blanding af spænding, nysgerrighed og måske også nervøsitet. Tag brodden af det ved at fortælle, hvad der skal ske den første dag, hvem er kollegerne og lignende informationer, der kan gøre, at den nye medarbejder får en god oplevelse og føler sig velkommen.
7 dage før
Inviter medarbejderen ind i fællesskabet: Hav en kollega, der står for introduktion og sender en velkomst e-mail til den nye medarbejder.
Når kontrakten er på plads
Information til kommende kollegaer: Informér medarbejderne i kontoret om deres nye kollega, f.eks.:
- Hvem er den nye kollega, navn og arbejdserfaring mv.
- Hvilken dag og tidspunkt hun begynder i jobbet
- Hvem der har ansvaret for den nye kollega
Inddrag medarbejderne i den kommende introduktion af den nye medarbejder. De fleste vil gerne indgå i introduktion og fortælle om de opgaver, de løser.