Nu er begynder vi i ESDH-sekretariatet at se på journaliseringskvaliteten i huset efter overgangen til F2.
I februar måned vil ESDH-sekretariatet derfor lave søgninger i F2, der viser:
- Akter, der ikke er journaliserede i hver enhed
- Akter, der ikke er tilknyttet en sag i hver enhed
Disse søgninger skal vise, hvordan det generelt står til, og om der er nogen enheder, der har udfordringer og derfor har brug for mere vejledning og støtte.
Cheferne vil modtage resultatet af disse søgninger for deres egen enhed.
Hvad skal du selv gøre allerede nu?
Som sagsbehandler kan du selv tjekke, om du har nogle akter, der ikke er journaliseret.
Sådan finder du ikke-journaliserede akter: I panelet til venstre på forsiden i F2 skal du vælge søgningen, der hedder ”U-journaliserede akter – jeg er ansvarlig for”. Her vil du kunne se, alle dine akter, der ikke er journaliseret.
Som sagsbehandler kan du også selv tjekke, om du har akter, der ikke er blevet tilknyttet en sag.
Sådan finder du akter, der ikke er tilknyttet en sag: I panelet til venstre på forsiden i F2 ligger der en fast søgning ”Mine akter uden en sag”. Her kan du se dine akter, der ikke er tilknyttet til en sag. Herefter kan du tilknytte disse akter til sager.
Fremadrettet kvalitetstjek af F2-data
Fra marts 2024 og fremover vil ESDH-sekretariatet udføre den løbende månedlige kvalitetssikring af data i F2, som er beskrevet i journalinstruksen.
Det betyder, at ESDH-sekretariatet hver måned vil trække data for 2-3 udvalgte kontorer om alle akter i enheden, der ikke er journaliseret eller ikke er tilknyttet en sag.
Data sendes herefter til cheferne i de udvalgte kontorer, der beder deres medarbejdere i kontoret om at sørge for at journalisere de ikke-journaliserede akter og at tilknytte de journaliserede akter til en sag.
ESDH-sekretariatet vil desuden trække data om de 50 sidst oprettede sager i de udvalgte 2-3 kontorer og bl.a. tjekke at:
- Sagens titel er sigende og uden personhenførbare data
- At sagen er tilknyttet til den korrekte journalplansgruppe i journalplanen
- At der er en ansvarlig medarbejder på sagen og ikke kun en ansvarlig enhed
- At akterne har sigende titler.
Dataudtrækkene skal derefter sendes til cheferne i de udvalgte kontorer, der beder deres medarbejdere om at rette fejlene. Denne månedlige kvalitetskontrol skal i løbet at ét år dække alle kontorer i departementet.