God mailkultur
Vi sender og modtager mange mail hver dag. Derfor er det vigtigt, at mails som arbejdsredskab bliver brugt på en god måde.
Kodeks for god mailkultur sætter rammerne for, hvordan vi i vores mailkommunikation sikrer fokus på godt samarbejde, præcis kommunikation og god brug af F2.
Mailsignatur og auto-reply
Alle i departementet skal gøre brug af ISM's mailsignatur. Skabelonen finder du i vejledningen her på siden.
Når du ikke er på arbejde, skal du sætte et automatisk svar / auto-reply på, så afsenderen kan se, at du ikke er til stede. Henvis efter aftale til en kollega eller en fælles postkasse.
Sikker post
Mails, der sendes over internettet, kan potentielt læses af alle. For at forhindre, at dette sker, skal mails krypteres.
Hvornår skal Sikker Post anvendes?
Sikker Post skal anvendes, når der sendes fortrolige eller følsomme personoplysninger over internettet. Sikker Post kan anvendes, når der sendes officielle mails til myndigheder uden for koncernen og til privatpersoner. Funktionen svarer i princippet til en underskrift.
Det er ikke nødvendigt at anvende kryptering, når der sendes til modtagere, som er betjent af Statens It. Disse mails forlader aldrig det samme mail-system.
Hvornår skal Digital Post anvendes?
Digital Post sender også sikkert, men forsendelsen leveres i stedet til modtagerens e-Boks og kræver enten CPR- eller CVR-nummer.
Der er forskel på, hvordan løsningerne er sat op i Outlook, alt efter om du har et @sum.dk eller et @im.dk domæne.
Hvis du har en mailadresse, der slutter på @im.dk, sender du kun Digital Post via F2 - hvilket er beskrevet i vejledningen "Send sikkert fra F2". Sikker Post kan enten sendes via F2 eller Outlook, og det er bekrevet i både vejledningen om F2 og i vejledningen "Sendt sikkert fra Outlook (@im.dk)".
Uanset hvilken mailadresse du har, kan du benytte vedledningen til at sende sikkert fra F2. Vejledningen viser også, hvordan du kan sende fra et valgfrit domæne. Det er som oftest relevant for medarbejdere i Valgenheden.